Gün içinde çok değil sadece bir saat daha vaktim olsaydı dediğiniz oluyor mu? Teslim etmemiz gereken dosyayı tamamlamak, toplantıya girmeden önce okumamız gereken raporları bir daha okumak, peş peşe gelen randevuların üstesinden gelebilmek için sadece bir saat kazanmak ne güzel olurdu değil mi?
Peki, neler yapılabilir diye düşündünüz mü?
Bunun için birkaç öneri…
Organize olmak: İşe erken gelip sakin ortamda çalışmak en kesin çözüm gibi görünüyor. Mesai arkadaşları henüz gelmemiş, telefon trafiği başlamamış, e- postalar ardı ardına gelmez iken sesiz bir ortamda zinde bir şekilde verimli çalışma sağlanabilir.
Çalışma masasının düzenlenmesi kafanızı toplamanıza ve işleri daha hızlı halletmenize dosya ve raporları aramak için vakit kaybetmemenize neden olur.
Ajandaya hâkim olmak: Gün içindeki acil işleri öne alarak başlayabilirsiniz. Ayrıca yapılacak haftalık program ile işlerin bütününü görür ve öncelikleri belirleyebilirsiniz.
Buna karşın beklenmedik gelişmelere kafaca hazırlıklı olmak gerek. Acil halledilmesi gereken bir iş çıkar ya da takım arkadaşınız yardım isterse sizin programınızda kaydırmalar yaşanır.
Bilgi akışını iyi yönetmek:
E-postalarınızı vaktim yok, daha sonra okuyacağım diyerek düzenlemezseniz orada birikir dururlar. Aranılanı bulmak için daha çok vakit harcarsınız. Size göre en pratik şekilde e-mail akışını düzenlemeniz yararlı olacaktır. Tüm gün boyunca e-postalarınız açık değilse en az üç ya da dört defa posta kutusunu takip etmek gerekli.
Daha uyumlu çalışmak:
Günün herhangi bir saatinde takım arkadaşlarınızdan biri bir şey isteyebilir. Bu işinizin bölünmesine neden olur, telefonda görüşmektense e-posta ile yanıt vermek olası uzayan sohbetleri önler.
Toplantıları sınırlandırmak bir diğer önemli nokta. Önceden gönderilecek gündem, size en az 10 dakika kazandıracaktır. Zira katılımcıların bu gündemi okumaları ve kafalarında oluşacak soruları hazırlamaları toplantıya daha iyi yoğunlaşmalarını sağlayacaktır.
Son olarak da büro dışını yönetmek ayrı bir zanaat.
Mesai saati içinde bir randevuya ya da toplantıya gitmek vakit kaybettirir. Mümkünse randevuların sabah saatine alınması ya da akşam saatine ayarlanması yolda daha çok zaman kazandıracağı kadar gün içinde işin bölünmemesine neden olur. Sizin dışarıda olduğunuz zamanlarda bürodaki işlerin aksamaması için e-postalarını düzenli takip etmeniz yararlı olacaktır.
Güzel haberler alacağınız, keyifli ve bereketli günler…
