Hangisine yetişebiliyoruz?, Çözüm: e- posta kontrol etme programı

Hayat akışımızı birçok işi yapmaya göre ayarlandığımız, her işi en iyi şekilde olmasa da yetiştirebilmeye çalıştığımız bu çağda, kendimize sorduğumuz en temel sorunun “Hangisini yetiştirebiliyoruz?” olduğunu görebiliyoruz. İş hayatında telefonlar, mailler, bekleyen dosyalar, sonuçlanması zaman alan konulara yetişmeye çalışırken aslında zamanı ne kadar da yanlış kullandığımızı, işleri sırasına koymanın ne denli önemli olduğunu bir kez daha öğreniyoruz.

Hangisine  yetişebiliyoruz?, Çözüm: e- posta kontrol etme programı

Yaklaşık son 10 yıldır iş ilanlarında aranılan nitelikler arasında karşımıza en sık çıkan özelliklerden birinin  “multitasking” yani birden fazla işi bir arada yürütebilme yetisi gelir.

Bir işi yaparken diğerine hızla geçiş yapabilme, birden fazla projeyle ilgilenebilme, sürekli değişiklik gösteren iş dinamiklerine hızla ayak uydurabilme olarak da tanımlanabilir. Bunlar kişinin kapasitesini, hızlı düşünme yetisini, zekâsının çevikliğini gösterir. İşin gereği, olmazsa olmazıdır. Bu sebeplerden son 10 yıldır hepimiz birçok işi bir arada yürütmek uğraşır dururuz, hızlı, etkin ve kafasını sonuna kadar meşgul tutan birçok önemli işi aynı titizlikle yapmaya çalışırız.

Hatta birçoğumuz multitasking uzmanları olduğumuza inanırız, gerçekten mi? Bakın Wordstream’in kurucusu Larry Kim bu konuyu nasıl ele almış.

Kim, öncelikle beynimizi biyolojik açıdan inceleyen çalışmalara yer veriyor. Beynimiz multitasking’e uygun yaratılmamıştır. Aksine, beynimiz ancak bir işi yapmaya odaklanabilir. Birçok şeyin bir arada karşımıza çıkması sadece kafamızı karıştırır, bizi yavaşlatır. MIT’in (Massachusetts Institute of Technology) nörobilimcisi Earl Miller’a göre, beyinlerimiz birden fazla işi bir arada yapmak için bağlantılar kurmada zorlanır, aslında hiçbir zaman iki işi bir arada yapmayız, yapamayız, sadece yaptığımızı zannederiz. Tek yaptığımız şey bir işten diğerine hızlı geçiş yapmaktır. Her geçişin ise bir bedeli vardır, her seferinde belli bir kognitif hesap ödenir. Ayrıca, sürekli ve hızlı bir şekilde bir görevden bir diğerine geçmek kötü beyin alışkanlıklarına sebep olur.

Örneğin, e-posta cevaplamak, bir SMS atmak veya bir tweet yazmak gibi çok basit bir işi tamamladığımızda, beynimize dopamin hücum eder, dopamin bir ödüllendirme hormonudur. Beynimiz dopamine bayılır, dolayısıyla biz de bir işten bir işe sürekli iş değiştirmeye yöneliriz. Beynimiz o minik minik dopamin dozlarının arayışına girer ve kendimizi çok işler başarıyormuş gibi hissederiz. Bu da oldukça tehlikeli bir geribildirim kısır döngüsüne döner. Fazla kritik düşünme gerektirmeyen yüzlerce ufak tefek işi yaptık diye kendimizi çok iş yapmış gibi hisseder, bir nevi müptelası olup ufak işlerle uğraşır, büyük işleri erteler oluruz. Bazılarımız sosyal medya ve e-postalara bakmanın bir saplantıya dönüştüğünü görür.

Multitasking iş kalitesini ve etkinliğini düşürür

Multitasking önemsiz bilgileri filtrelemeyi ve düşüncelerimizi organize etmemizi zorlaştırır ve  işimizin etkinliğini ve niteliğini azaltır.

University of London’da multitasking üzerine yapılan bir çalışmada farklı işleri bir arada yapmaları gereken katılımcıların belirgin IQ düşüşleri yaşadıkları görülmüştür. Üstelik IQ düşüşlerinin aralıkları bir gece uykusunu kaçırmak veya marihuana kullanmaya benzer seyirler izlemekteymiş.

Multitasking ile vücuttaki stres hormonu olarak anılan kortizol üretimi de artar. Beynimizin sürekli bir işten bir diğerine değiştirmesi stresi arttırır, beynimizi yorar. Bazen her sabaha yorgun başladığınızı hisseder, henüz iş yapmadan kafanızı toparlayamazsınız.

Peki, bu multitasking hastalığının en büyük sorumlusu nedir?

Yeni e-postalarımızın toplandığı gelen kutusu. Bazı çalışmaların sonuçlarına göre, gelen kutumuzda okunmamış e-postaların olduğu bilgisi dahi IQ seviyemizi 10 puan düşürmeye yetmekte. Sürekli yeni bir e-postanın geldiği bilgisiyle beraber, sürekli kafanızın başka yerlerde olmasından daha doğal bir şey olamaz. Üstelik McKinsey Global Institute çalışmasına göre, haftalık iş akışının yüzde 28’i e-postalara cevap vermekle geçmekte. E-posta problemli ancak daha da hızlı cevap gerektirdiğinden SMS daha da kötüdür. İnsanı ivedilikle cevap vermeye iter. Ortasında olduğunuz çok önemli bir işi yarıda bırakır, o önemli önemsiz mesaja veya e-postaya yönelirsiniz. Belki 5 dakika süren cevabınız size kimi zaman 15 dakikalık bir zaman kaybına, kimi zaman da yaratıcı bir düşüncenin yok olup gitmesine neden olur.

 

Çözüm: e-posta kontrol etme programı

İnsanın iş gününü doğru programlaması günün verimli akışı için çok önemlidir. Çalışma saatlerinin iyi kullanılması demek her an ulaşılıyor olmak anlamına gelmez. Profesyonellerin işlerini zamanında tamamlayabilmeleri için sürekli rahatsız edilmemeleri, belli süreleri konsantre bir şekilde çalışarak geçirmeleri gereklidir. Bu konuda, hızlı sonuçlar almak için yapılabilecek en etkili çözüm e-postalarınızı belli aralıklarla kontrol etme yoluna gitmektir. Gün içinde e-postalarınızı kontrol etmek için belli saatler belirleyin. Örneğin, gün içinde üç kez (sabah erkenden, öğlen ve akşamüstü) e-postalarınızın başına oturun. Aynı şekilde, telefonunuzda mesajlarınızı kontrol etmek için de kendinize bir takvim oluşturun. Acil durumlar haricinde kendinizi bu zaman dilimlerine alıştırdığınızda çok daha etkili bir şekilde işleri tamamladığınız, düşüncelerinizi toparladığınızı ve net bir kafayla karar aldığınızı göreceksiniz.

Zararlar kalıcı olabilir

Yeni araştırmalara göre, multitasking kaynaklı kognitif kayıpların kalıcı olma olasılığı gündeme gelmekte. İngiltere’nin Sussex Üniversitesi’nde yapılan çalışmada birden fazla ekranla zaman geçiren kişilerin beyin MR görüntüleri incelenmiş. Bu kişilerin diğerlerine göre, kortekslerinin ön bölümlerinin daha az yoğunluğa sahip olduğu gözlemlenmiş. Beynin bu bölümü empati kurma ve duyguların kontrolünden sorumlu alandır. Araştırmanın sonuçları birebir ‘multitasking’e bağlanacak kadar detaylı değildir ancak henüz ‘multitasking’in yararlarından söz eden bir çalışma bulunmamaktadır.

Yapılan araştırmalardan da görüldüğü üzere ‘multitasking’in özgeçmişlerde aranan bir özellik değil de, çağımızın kötü bir alışkanlığı olduğunu gündeme getiriyor. Daha verimli bir çalışma düzeni sağlamak ve beyin sağlığımızı korumak için ‘multitasking’e bir düzen vermeye çalışın. Öncelikleri belirleyip sıralamaya göre yanıt vermek sağlıklı bir yaşam penceresi açmaktır. 

 

Bırakın e-postalarınız sizi biraz beklesin! 

İLGİLİ HABERLER

Siz de yorumunuzu yapın

Tüm Yorumları Görün
Yorum Yapmak için üye girişi yapın!Yorum yapabilmek için üye girişi yapmanız gerekiyor...
Üye Girişi yapmak için Tıklayın